Deze vragen moet je elke keer stellen als je aan een nieuw project begint, zodat je inzicht krijgt in de mogelijke uitdagingen. Een nieuw project starten is een spannende onderneming, vol mogelijkheden en potentieel. De weg naar projectsucces is echter vaak bezaaid met uitdagingen en onverwachte obstakels. Om deze potentiële valkuilen te omzeilen, maken teams steeds vaker gebruik van een krachtige strategie die bekend staat als de "pre-mortem". Met deze vooruitdenkende aanpak kunnen teams anticiperen op problemen, brainstormen over oplossingen en uiteindelijk de kans op projectsucces vergroten. In deze blogpost verkennen we het concept van de pre-mortem en geven we een aantal essentiële vragen die je aan je team kunt stellen voordat je aan een nieuw project begint.
Wat is een pre-mortem?
Een pre-mortem is een strategische planningsoefening waarbij een team zich voorstelt dat een project is mislukt en achterwaarts werkt om te bepalen wat mogelijk tot die mislukking heeft geleid. Door zich de ondergang van het project voor te stellen voordat het zelfs maar begonnen is, kunnen teams potentiële risico's, blinde vlekken en zwakke punten identificeren, zodat ze deze problemen proactief kunnen aanpakken.
kernvragen voor je pre-mortem:
1. Wat kan er misgaan?
Moedig teamleden aan om te brainstormen over mogelijke obstakels, uitdagingen en risico's die het succes van het project in gevaar kunnen brengen.
2. Welke veronderstellingen maken we?
Identificeer alle veronderstellingen die het team maakt over het project, belanghebbenden of externe factoren. Beoordeel of deze aannames onjuist kunnen zijn of in de loop van de tijd kunnen veranderen.
3. Zijn de rollen en verantwoordelijkheden duidelijk?
Zorg ervoor dat iedereen in het team zijn rol en verantwoordelijkheden begrijpt. Miscommunicatie en onduidelijkheid over rollen kunnen leiden tot verwarring en projectvertragingen.
4. Hebben we de nodige middelen?
Evalueer of het team toegang heeft tot de vereiste middelen, inclusief budget, mankracht, technologie en andere kritieke elementen. Een gebrek aan middelen kan de voortgang belemmeren.
5. Hoe gaan we communiceren?
Zorg voor duidelijke communicatiekanalen en protocollen. Miscommunicatie kan leiden tot misverstanden, vertragingen en fouten bij de uitvoering van het project.
6. Welke noodplannen hebben we?
Ontwikkel noodplannen voor potentiële risico's die tijdens de pre-mortem zijn geïdentificeerd. Het hebben van back-upstrategieën zorgt ervoor dat het team snel kan reageren op onverwachte uitdagingen.
7. Hebben we geleerd van eerdere projecten?
Denk na over de lessen die zijn geleerd uit eerdere projecten. Inzicht in successen en mislukkingen uit het verleden kan de besluitvorming informeren en het team helpen om fouten niet te herhalen.
8. Welke externe factoren kunnen het project beïnvloeden?
Houd rekening met externe factoren, zoals marktveranderingen, verschuivingen in de regelgeving of geopolitieke gebeurtenissen, die van invloed kunnen zijn op het project. Anticipeer hoe het team zich kan aanpassen aan onvoorziene externe omstandigheden.
9. Zijn de verwachtingen van belanghebbenden duidelijk?
Bevestig dat er een gedeeld begrip is van de verwachtingen van belanghebbenden. Niet goed op elkaar afgestemde verwachtingen kunnen leiden tot ontevredenheid en tegenslagen in het project.
10. Hoe meten we succes?
Definieer duidelijk belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) en succescijfers. Het vaststellen van meetbare doelen biedt een benchmark voor het evalueren van de voortgang en resultaten van het project.
Conclusie:
De pre-mortem is een waardevol hulpmiddel voor projectteams die hun strategische planning en risicobeheer willen verbeteren. Door deze belangrijke vragen te stellen voordat een project begint, kunnen teams potentiële uitdagingen identificeren, risico's beperken en hun kansen op projectsucces vergroten. Maak gebruik van de kracht van de pre-mortem om terugblikken om te zetten in vooruitzien en je team op weg te helpen naar effectief en veerkrachtig projectmanagement.
